Wie werden Einkommensteuer-Vorauszahlungen berechnet?

Wer selbstständig ist, ein Gewerbe betreibt oder als Freiberufler arbeitet, kennt das Prinzip: Die Einkommensteuer wird nicht nur einmal im Jahr nach Abgabe der Steuererklärung fällig, sondern zusätzlich unterjährig in Form von vierteljährlichen Vorauszahlungen. Für viele, die neu in die Selbstständigkeit starten, ist dieses System zunächst unübersichtlich. Dieser Artikel erklärt, wie die Berechnung konkret funktioniert, welche gesetzliche Grundlage dahintersteht und worauf Sie achten sollten.

Die gesetzliche Grundlage: § 37 EStG

Die Einkommensteuer-Vorauszahlung ist in § 37 Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Der Gesetzgeber verfolgt damit ein einfaches Ziel: Die Steuerlast soll nicht erst am Jahresende in einer einzigen großen Summe anfallen, sondern über das Jahr verteilt in vier Raten eingezogen werden – ähnlich wie die monatliche Lohnsteuer bei Angestellten, nur eben vierteljährlich statt monatlich.

Die Berechnungsgrundlage: der letzte Steuerbescheid

Die Höhe der Vorauszahlung orientiert sich grundsätzlich an der Einkommensteuer, die sich bei der letzten Veranlagung ergeben hat – also an dem Betrag, der in Ihrem letzten Steuerbescheid als festgesetzte Einkommensteuer ausgewiesen ist. Das Finanzamt geht davon aus, dass sich Ihr Einkommen im laufenden Jahr in ähnlicher Größenordnung bewegen wird, und setzt die Vorauszahlungen entsprechend fest.

Das bedeutet auch: Direkt im ersten Jahr der Selbstständigkeit fallen häufig noch keine oder nur geringe Vorauszahlungen an, weil schlicht noch kein Steuerbescheid als Berechnungsgrundlage existiert. Erst mit dem ersten Steuerbescheid nach Abgabe der Steuererklärung setzt das Finanzamt reguläre Vorauszahlungen für die Folgejahre fest.

Die Aufteilung in vier Quartalsraten

Sobald die Bemessungsgrundlage feststeht, teilt das Finanzamt den Jahresbetrag in vier gleich große Raten auf. Zu diesem Grundbetrag können, je nach persönlicher Situation, weitere Bestandteile hinzukommen:

• Solidaritätszuschlag – 5,5 % der festgesetzten Einkommensteuer, sofern er auf Ihre individuelle Steuerlast überhaupt noch anfällt (seit der Reform 2021 betrifft das vor allem höhere Einkommen).
• Kirchensteuer – 8 % oder 9 % der Einkommensteuer, je nach Bundesland, sofern Sie Mitglied einer kirchensteuererhebenden Religionsgemeinschaft sind.

Die Summe aus Einkommensteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer ergibt den Gesamtjahresbetrag, der anschließend durch vier geteilt wird.

Die Fälligkeitstermine im Überblick

Bundesweit einheitlich gelten folgende vier Fälligkeitstermine für die Einkommensteuer-Vorauszahlung:

• 10. März – 1. Quartal
• 10. Juni – 2. Quartal
• 10. September – 3. Quartal
• 10. Dezember – 4. Quartal

An jedem dieser Termine wird jeweils ein Viertel des Gesamtjahresbetrags fällig.

Die Bagatellgrenze: Wann keine Vorauszahlung festgesetzt wird

Nicht jeder Betrag führt automatisch zu einer Vorauszahlungspflicht. Nach § 37 Abs. 5 EStG setzt das Finanzamt Vorauszahlungen nur fest, wenn sie mindestens 400 € im Jahr und mindestens 100 € pro Quartal betragen. Liegt der berechnete Gesamtjahresbetrag darunter, entfällt die Vorauszahlung in der Regel vollständig.

Ein Rechenbeispiel

Angenommen, Ihr letzter Steuerbescheid weist eine Einkommensteuer von 12.000 € aus, Sie sind kirchensteuerpflichtig mit einem Satz von 9 % und der Solidaritätszuschlag fällt bei Ihnen noch an:

• Einkommensteuer: 12.000 €
• Solidaritätszuschlag (5,5 %): 660 €
• Kirchensteuer (9 %): 1.080 €
• Gesamtjahresbetrag: 13.740 €
• Betrag pro Quartal: 3.435 €

Mit unserem Vorauszahlungsrechner können Sie dieses Beispiel direkt mit Ihren eigenen Zahlen nachrechnen.

Was tun, wenn sich das Einkommen ändert?

Da die Vorauszahlung auf dem letzten Steuerbescheid basiert, kann sie sich als zu hoch oder zu niedrig erweisen, wenn sich Ihr Gewinn im laufenden Jahr deutlich verändert. In diesem Fall können Sie beim Finanzamt eine Anpassung der Vorauszahlungen beantragen – mehr dazu im Artikel Vorauszahlung anpassen lassen: Wann und wie es funktioniert.

Vorauszahlung ist nicht dasselbe wie die endgültige Steuerschuld

Ein häufiges Missverständnis: Die Vorauszahlung ist keine eigenständige Steuer, sondern lediglich eine Vorleistung auf die Einkommensteuer, die sich am Ende erst mit der Steuererklärung des jeweiligen Jahres endgültig ergibt. Nach Abgabe der Steuererklärung berechnet das Finanzamt die tatsächlich geschuldete Einkommensteuer für dieses Jahr und rechnet die bereits geleisteten Vorauszahlungen dagegen. Haben Sie im Laufe des Jahres mehr vorausgezahlt, als am Ende tatsächlich an Einkommensteuer angefallen ist, erhalten Sie die Differenz als Erstattung zurück. War die endgültige Steuerschuld höher als die Summe der Vorauszahlungen, müssen Sie die Differenz als Abschlusszahlung nachzahlen.

Dieses Zusammenspiel aus Vorauszahlung während des Jahres und endgültiger Abrechnung nach der Steuererklärung ist der Grund, warum eine realistische Einschätzung der eigenen Vorauszahlungen so wichtig ist: Wer die Vorauszahlungen bewusst plant und parallel eine monatliche Rücklage bildet, vermeidet sowohl unnötig hohe Kapitalbindung als auch unangenehme Überraschungen bei der Abschlusszahlung.

Praktische Tipps für den Umgang mit Vorauszahlungsbescheiden

Prüfen Sie jeden Vorauszahlungsbescheid sorgfältig auf die zugrunde gelegte Bemessungsgrundlage und die daraus errechneten Quartalsbeträge. Notieren Sie sich die vier Fälligkeitstermine direkt in Ihrem Kalender, idealerweise mit einer Erinnerung einige Tage vorher, damit ausreichend Liquidität auf dem entsprechenden Konto bereitsteht. Wer regelmäßig größere Schwankungen im Gewinn erlebt, sollte die eigene Situation mindestens einmal im Jahr mit einem Steuerberater besprechen, um rechtzeitig über eine Anpassung der Vorauszahlungen nachzudenken.